Gebruikt u algemene voorwaarden? Dan is het niet alleen belangrijk dat de inhoud van deze algemene voorwaarden correct zijn en up-to-date zijn, maar ook dat u de algemene voorwaarden juist gebruikt. Want u kunt juridisch hele sterke algemene voorwaarden hebben, maar als u deze niet op de juiste manier gebruikt loopt u het risico dat uw algemene voorwaarden helemaal niet van toepassing zijn. En dat is natuurlijk zonde. Wij geven daarom hier een aantal tips over het gebruik van algemene voorwaarden.
1. Verwijs naar uw algemene voorwaarden
Als eerste stap moet u uw klant laten weten dat er algemene voorwaarden toepassing zijn op de overeenkomst. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld op uw offerte of overeenkomst te zetten: “Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.” Laat hierbij ook weten welke algemene voorwaarden van toepassing zijn en waar deze terug te lezen zijn. Bijvoorbeeld als uw algemene voorwaarden gedeponeerd zijn bij de Kamer van Koophandel of bij de Rechtbank.
2. Zorg dat uw algemene voorwaarden ter hand zijn gesteld
Alleen maar laten weten dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn, is niet voldoende. Er geldt een informatieplicht: u moet de algemene voorwaarden ter hand stellen. Dat wil zeggen dat u de algemene voorwaarden aan de andere partij moet overhandigen of toesturen. Algemene voorwaarden ter hand stellen moet gebeuren vóórdat de overeenkomst tot stand komt. Doet u dit pas daarna? Dan zijn uw algemene voorwaarden niet geldig.
Houd bij de terhandstelling van de algemene voorwaarden er rekening mee dat uw algemene voorwaarden echt moeten worden overhandigd of (per e-mail) toegestuurd moeten worden. Een verwijzing naar uw website is doorgaans niet voldoende. Alleen bij webshops is voldoende om de algemene voorwaarden alleen op de website ter beschikking te stellen. Wel moet het voor de klant mogelijk zijn om de algemene voorwaarden te downloaden en op te slaan.
3. Zorg voor een bewijs van de terhandstelling
Wanneer u de algemene voorwaarden ter hand stelt, moet u dit ook kunnen bewijzen. Dit kunt u doen door de andere partij te laten tekenen voor akkoord met de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden.
4. Zorg dat uw eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn
Het zou zomaar kunnen dat de andere partij ook gebruik maakt van algemene voorwaarden (of inkoopvoorwaarden of verkoopvoorwaarden) en deze van toepassing wil verklaren op de overeenkomst. Dit wordt ook wel battle of forms genoemd: van welke partij zijn de algemene voorwaarden zijn toepassing?
In Nederland kennen we de first shot rule: indien beide partijen algemene voorwaarden hanteren, zijn de voorwaarden van toepassing van de partij die het eerst naar zijn algemene voorwaarden verwijst. Zorg er daarom altijd voor dat u het eerst naar uw algemene voorwaarden verwijst.
Lees meer: Battle of forms: welke algemene voorwaarden gelden?
Wat zijn de gevolgen van verkeerd gebruik van algemene voorwaarden?
In de praktijk zien wij regelmatig dat algemene voorwaarden niet op de juiste manier zijn gebruikt. Zo is er dan bijvoorbeeld te laat kenbaar gemaakt aan de andere partij dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. Het resultaat is dat ze dan dus helemaal niet geldig zijn. Ontstaat er een discussie of conflict? Dan kunt u niet terugvallen op uw algemene voorwaarden. Of wilt u uw goederen terughalen bij uw failliete of niet betalende klant? Ook dan heeft u pech.
Om zulke situaties te voorkomen is een juist gebruik van de algemene voorwaarden van groot belang. Bij het opstellen of aanpassen van uw algemene voorwaarden geven onze advocaten daarom altijd uitgebreid advies over het gebruik ervan. Maar ook wanneer u zelf twijfels heeft over het gebruik van uw algemene voorwaarden, kunt u contact opnemen met onze advocaten. Wij geven u altijd een duidelijk en praktisch advies waar u verder mee kunt.
Specialisten in algemene voorwaarden
Bij Bierens Law werkt een groot team van advocaten die gespecialiseerd zijn in het contractenrecht en het opstellen van algemene voorwaarden. Binnen ons team hebben diverse advocaten de Grotius specialisatieopleiding Nationaal en Internationaal Contracteren afgerond, de meest uitvoerige postacademische opleiding op het gebied van contractenrecht. Dagelijks checken wij vele contracten en algemene voorwaarden, helpen wij bij het opstellen ervan en geven wij juridisch advies over het gebruik van algemene voorwaarden.
Contact met een advocaat
Wilt u graag meer informatie over algemene voorwaarden of het gebruik ervan? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.